ミーティング改革まとめ


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2009年5月~2010年3月ミーティング改革のまとめです。

目次


1. ミーティング改革全般について

申し訳ありません。20日のキックオフには間に合わなそうです。あとで書きます。
メンバー増加によって、それまで意識してなかったさまざまな問題が浮かび上がったよ、というのが簡単な背景です。

1-1. 背景


1-2. 目的


1-3. 目標



2. 2009年5月~7月の改革

 あとで資料UP
このとき議論したのは、ミーティングの効率的な進め方(方法論の工夫)。
キックオフミーティングで話すのは、方法論よりももっと根本的な話題、
すなわちそもそもどんなミーティングが必要なの?という話なので、このときの改革資料は見なくてもよいはずです

3. 2010年1月の改革

3.1 背景

 ~の理由により、新井(M1)に引き継がれることとなった。

3-2. 新たな気づき

以下は、新井(M1)と小野寺(B4)で意見交換した結果である。新井(M1)が就活で東京を訪れたさい、OBの林(06年度卒)と交わした意見も元になっている。

ミーティング≠メンバー交流、の可能性
2010年1月、部室を獲得することができたため、「メンバー交流を兼ねたミーティング」については議論する必要性が薄くなった。部室で交流的な活動を促進できる分、ミーティングは企画について議論する場に特化できる。

院生と学部生とでは、Masspyに対するニーズが異なる
 学部生の多くは、初めて仙台に来て、人的ネットワークゼロからスタートする。そのため、企画運営だけでなく、サークル的な交流、友達づくりも活動の醍醐味である。
しかし院生の場合、残り数年で卒業し、多くは仙台を離れるわけで、友達づくりの優先順位は低い。代わりに、社会人となってからも使える人脈やスキルを得ようという意識が高い。よって、両者を同じ土俵で扱うことにはやや無理がある。
 2008年までのMasspyでは、そもそもメンバーが少なかったため、1年生から院生まで含めて全体でMasspy、ミーティングも企画も、異なる学年が入り乱れての活動、という風景が日常だった。しかし2010年以降のMasspyは、学部生のメンバーが多数存在するようになると見込まれるため、サークル運営において、多忙な院生が日常的に出てくる必然性がなくなった。よって、活動において、今後は「学部生」「院生」という単位が発生するのではないだろうか。

 この洞察にもとづき、以下のように分析を加えた。


3-2-1. メンバーがMasspyでの活動に求めるもの

 学部生、院生の違いを分析。生活リズムの違いという点に重きをおき、研究活動が本格化する学部4年生は、後期から院生として扱った。

比較項目 学部1~4年生前期 4年後期~大学院生
生活の優先順位 授業>バイト>サークル 研究>授業>バイト>サークル
指向性 身の回り360度、全範囲への興味関心、チャレンジ 前方30度。自らの人生の目的に沿ったチャレンジ
時間間隔 時間はたくさんある。楽しみながらゆるーく、いろいろなことを試したい 時間は限られている。ターゲットを絞って効率的に関わりたい
生活拠点 基本川内周辺。同じ学年同士、日常的に会える環境 各キャンパスに分散しているため、直接会える機会は限られる
交流 ゼロからの友達づくりが必要。信頼関係を築くための出会い 知人という程度でも知り合えれば十分。社会的な人脈を築くための出会い
ミーティングに来れる回数 多い。アイスブレイクを取り入れた、楽しいミーティングを求める傾向 少ない。集まれたときに高密度で議論を交わせる、しっかりしたミーティングを求める傾向
Masspyに求めるもの 楽しさ、サークル的な交流、いろんな経験 自己研鑽、社会的な交流、自分の進路に役立つ経験、研究の息抜き
雑談で話す内容 軽めの話題中心。高校生のノリが残る 重い話題も含む。雑談といえども、ブレスト、人脈開拓、情報交換も兼ねる
フットワーク 軽い。時間があるので、どんどん仕事も進む 重い。時間がないので、仕事も遅い
会議スピード 遅い。フレームワーク力が低いので、非本質的な問題、目先の問題にとらわれやすい。言いたいことは全部言おうとするので、議論が空中戦になりやすい。 早い。議論のスケールを俯瞰する視点。今考えるべきことはなにか、的を絞って颯爽と意思決定し、役割分担。必要最低限のことしか口にしない雰囲気。
視野 狭い。まだ、世の中をしらない。学校という閉じた世界が中心 広い。社会一般まで含めた世界を俯瞰する視点
自己分析 不十分。自分のモチベーションはどこにあるのか、人生のラスボスは何か、など、抽象的・根本的・マクロな分析が必要 就活を意識しているため、根本的な分析は終了している。どんな役職が向いているか、どんな学び方が向いているか、など、具体的でミクロな分析が必要

3-2-2. Masspyがメンバーに求める資質

 東北大学での学年ではなく、Masspyに参加した年数別での分析。

 Masspyは、経験、知識の量においてもっとも弱い者の意見を大事にする組織であってほしい。よって、2年目以上は、1年目の学生が楽しい大学生活をスタートさせられるよう、真摯に考えるべき。
 また、人生のラスボス(人生の目的)を探すことをMasspyの理念に加える場合、学年が上になってからもMasspyのために動き続ける状態はよろしくない。目的が見つかり始めたメンバーは、いつでもMasspyから離脱すできる体制にする必要がある。よって、Masspyの存在意義を考え、それを目に見える形で明確に定義し、確立すべく行動するような役どころ、すなわちMasspyという組織の進退を決めるリーダーの役割を果たすのは、学年的には学部の2年~3年生とするのが理想的。


1年目(新メンバー) 前向きな動機、向上心、動くことへのモチベーション、チャレンジ精神、冒険心、広い好奇心、学ぶことへの貪欲さ、価値観の素直さ(傾聴力)、他人への興味、他者に対する尊敬の心、他人の失敗を責めない心、自分とMasspyとの関わり方を客観的に考える視点
2年目(運営メンバー) 1年目に求める資質 + 目線の高さ(社会性)、他人へのおもてなし精神(応答力)、リスクにひるまない精神力、簡単に妥協しない根性、後輩育成の意欲、組織を背負って立つ責任感、組織の中で自分が果たすべき役割の意識、Masspyメンバー全体を俯瞰する視点、肯定する恩人たる能力(褒める能力)
3年目以上(古参メンバー) 2年目に求める資質 + 目線の広さ(社会に対するアンテナの広さ)、運営メンバーへの気遣い・フォロー、救いのサインに気づく能力、冷静な分析眼、ツッコミ力、ブレーキ力、退場の美学、後輩が人生のラスボスを見つけるための手助け、仙台周辺および全国の学生団体を俯瞰する視点、否定する恩人たる能力(叱咤激励する能力)
OB/OG(卒業生) 3年目に求める資質 + 目線の鋭さ(社会人としての慧眼)、情報・機会の提供、世界中の様々な組織を俯瞰する視点、首都圏に出てきたメンバーの歓迎、noblesse obligeの精神

3-2-3. 就活の有無

 就職活動中か、そうでないかの違いによる比較。
 今日は分析に疲れたので、また別の日に分析予定。

3-2-4. 活動の単位

 Masspy内でメンバーが集合するとき、基準となる単位。

(大きい)
  • Masspy単位 ますぴー全体でひとつの規模。他団体との交流、協力時にはこの単位で考える
  • 世代単位 第何世代にメインで動いたメンバーなのか、それによる分類
  • 学部単位、大学院単位 生活リズムの違いによる分類
  • 運営メンバー単位 運営にコアで関わるメンバー、プロジェクトリーダーを集めた規模
  • 学年単位 いわゆるタメ
  • 企画単位 各プロジェクトチーム別の分類
  • 個人の趣味的単位 たまたま、趣味の合うメンバーがいたとか。もはやMasspyで括る必要はなく、一般的な友達づきあいと等価である。
(小さい)

提案:Masspyの活動はすべて企画という単位で管理する、というのはどうだろう?
   もっとも大きな企画はMasspyの設立・運営であり、中規模な企画としてプロジェクト、小さな企画としては飲み会や交流会があるイメージ。


3-3. これからのMasspyに必要なミーティングの種類

 以上の分析を踏まえて、2010年体制(5代目)のMasspyに必要なミーティングの種類を列挙した。

  • 個別ミーティング
 各企画ごとに開かれる企画会議。企画に関するさまざまな審議を行う。基本的に、プロジェクトチームのメンバーが集う。問題解決ブレストなどで助っ人がほしいときは、個別ミーティングにゲスト参加者を呼ぶことで対応する。(2009年までは、定期ミーティングでも各企画のブレストを行っていたが、それはやめる。)部室、食堂、ファミレス、メンバー宅など、さまざまな場所で開かれる。

  • 定期ミーティング
 運営会議、各企画の進捗報告、M-1・B-1などの発表会、大人数でのワールドカフェ、などを行うためのミーティング。
 全員参加ではなく、運営メンバーやプロジェクトリーダーといった、何らかの権限を持つメンバーが集うイメージ。運営会議と進捗報告なら経済学棟プレハブ、発表会ならC200教室を借りて行うのがよさそうである。

  • 全体(全員参加)ミーティング
 ひとつの教室に入りきらないほどメンバーが増えた場合、全体ミーティングを毎週行うこと自体厳しくなる。メンバー全員の予定を合わせるのも難しくなるため、現役メンバーが一堂に会する機会は、特別なイベント、年間行事的な意味合いを持ち始めるだろう。よって、ここでいう全体ミーティングは、もはや2010年3月までのような経済学棟プレハブで行うミーティングではなく、合宿や飲み会といったイベントの中で開かれるイメージとなる。

  • (次点)見学対応が必要なミーティング
 1. Masspyへの参加を考えている学生に対して
  ミーティングに来るまえに、部室や食堂などでMasspyの組織体制・運営方法に関するプレゼンを聞いてもらう。その後、次に会う機会としてミーティングを提案する。事前にアジェンダを知らせた上、メンバーとして参加してもらう。

 2. 他団体の学生、社会人などのゲスト(メンバーにはならないことが前提の見学者)に対して
  事前に、見学の目的を聞いておく。見学者には前もってアジェンダを知らせておき、ミーティングにはオブザーバとして参加してもらう。逆にMasspyメンバーには、見学者のプロフィールと見学目的を周知させておき、見学者がミーティングに来た瞬間から、きちんと"おもてなし"ができるようにしておく。ミーティング中は、付きっ切りで対応するメンバーを1人設ける。


更新情報

  • 2010/02/14 「メンバーがMasspyでの活動に求めるもの」「Masspyがメンバーに求める資質」「活動の単位」「これからのMasspyに必要なミーティングの種類」の執筆(小野寺)
  • 2010/02/13 ページ作成

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